Los pasados 3 y 4 de octubre tuvimos unas Jornadas de trabajo de Cruz Roja Española Colmenar Viejo en Miraflores de la Sierra con el lema: Presente y futuro; cuál es el entorno, dónde estamos, adónde queremos llegar y qué debemos hacer para conseguirlo.
En los últimos años/meses hemos mantenido una actividad frenética que no sólo ha propiciado el aumento de personas atendidas por nuestra Institución en la localidad (Colmenar Viejo, Madrid) y otras poblaciones del área de influencia (El Boalo, Cerceda, Mataelpino, Manzanares El Real, Soto del Real, Miraflores de la Sierra y Guadalix de la Sierra), sino que también nos ha permitido mejorar la calidad de los servicios y aumentar en todos y cada uno de los indicadores más relevantes de las operaciones (número de voluntarios, programas, etc.), tal y como pudimos compartir con los Referentes de Voluntariado de catorce Sociedades Nacionales Europeas, un representante de la Federación Internacional de la Cruz Roja y el representante de la Oficina de Enlace de la Cruz Roja en la Unión Europea, que nos visitaron el pasado 4 de junio.
Cruz Roja Española Colmenar Viejo. Evolucion 2005-2009
Sin embargo, en esta, como en cualquier otra organización, de vez en cuando es necesario detener la máquina y reflexionar acerca de lo humano y lo divino; (1) comprobar que lo que estamos haciendo, efectivamente, debe ser hecho y (2) analizar cómo lo estamos haciendo.
Así, los objetivos de las Jornadas eran:
- A través de análisis del entorno, conocer la situación actual de
- la Sociedad y la población de la Comunidad de Madrid y Colmenar Viejo,
- la Oficina Regional de Cruz Roja Comunidad de Madrid,
- Cruz Roja Colmenar Viejo
- y los efectos que tienen sobre nuestras actividades.
- Evaluar la situación actual de nuestra Asamblea, sus Programas y Proyectos, necesidades, retos, evolución y cambios,
- trabajar en conjunto los aspectos mejorables,
- y estudiar y definir los planteamientos estratégicos y operativos para el futuro en un marco de sostenibilidad, crecimiento, consolidación y relevo generacional
Casi nada… Para ello reunimos a más de 25 voluntarios y personal técnico contratado de nuestra Asamblea Local, entre los que se encontraban los miembros del Comité Local (≈ órgano de gobierno), Dirección (Presidente, Vicepresidentes y Director Técnico), Responsables de Programas y, al menos, un voluntario de cada uno de los Programas que trabajamos en CRE CV. Además, para contar con la máxima información (que no datos) posible, previamente hicimos una encuesta a través de Encuesta Fácil a todos nuestros voluntarios (277, con 83 contestaciones = 30% de respuestas) para recabar sus opiniones y trabajar sobre ellas.
Organigrama CRE CV (3 oct. 2009)
A lo largo de las Jornadas seguimos el siguiente esquema de trabajo:
Esquema de trabajo
Uno de los pilares fundamentales de todas las Jornadas fue el análisis que hicimos de los problemas (internos) y retos (externos) a los que se enfrenta la organización en nuestro ámbito, para desarrollarlos a lo largo del resto de sesiones y definir áreas de mejora y acciones derivadas de las mismas. Para ello, utilizamos una técnica que aprendí en una sesión de innovación a la que fui invitado, junto con otros profesionales, por Alberto Pérez Lafuente del Área de Innovación de Bankinter y que estaba dirigida por Luis Miguel Ciprés de Altran. Esta consistía, básicamente, en generar ideas y expresarlas en notas auto-adhesivas, ponerlas en un mural y seleccionarlas a través de las puntuaciones dadas por el grupo a cada una de ellas, para seguir seleccionando y centrando el tiro sobre aquellas que resultaban de mayor interés para el cliente de la actividad. Me pareció una dinámica muy participativa, motivante y potente.
El resultado lo analizamos y tras aplicar un nivel de abstracción un poquito más alto, quedó como sigue (como base para las siguientes fases: propuestas de mejoras y soluciones):
- Falta de vida asociativa y participación
- Falta de compromiso
- Falta de coordinación entre Programas
- Hay concentración de responsabilidades y falta de iniciativa para asumirlas
- Falta de liderazgo, responsables y equipos de trabajo
- Falta de gestión de las expectativas de voluntarios y usuarios
- No hacemos análisis, definición de objetivos, planificación y control recurrente. Caemos en el activismo
- Ausencia de formación específica para la intervención, asequible para el voluntario
- Comunicación interna y externa mejorables (web, etc.)
- No tenemos identificadas actividades potenciales en algunos programas, según necesidades y perfiles (Ej. Prog. Mujer)
Al fin y al cabo, no se trata más que de algo muy común a otras organizaciones con ánimo de lucro; dirección estratégica, gestión de las necesidades y expectativas, formación, motivación, comunicación, etc. Sin embargo, puede resultar curioso a aquellos que no tienen contacto con nuestras actividades, que una ONG utilice técnicas de gestión del ámbito privado y se desarrolle según criterios de eficacia, eficiencia y calidad. Nuestra eterna batalla; profesionales somos (o podemos serlo) todos: voluntarios y asalariados.
Tras aceptar todo esto valientemente (glups) seguimos trabajando e identificamos acciones encaminadas a reducir los problemas, mitigar los efectos y contrarrestar las tendencias negativas.
Me quedo con una reflexión de nuestro compañero Roberto Angrehs, al cual definiríamos en argot como un auténtico crack, que dice cuáles son los pasos a seguir:
- Hay que conseguir hacer cosas,
- Hay que conseguir hacer cosas que aporten valor
- Hay que conseguir hacer cosas que aporten valor bien
- Hay que conseguir hacer cosas que aporten valor bien de manera repetitiva
- Hay que conseguir hacer cosas que aporten valor bien de manera repetitiva mejorando continuamente
El punto final fue un listado muy grande de soluciones, algunas simples, sencillas, cortas y pequeñas, otras un poco más difíciles, complejas, largas y grandes, que debemos poner en un calendario, asignarles recursos y responsables, fechas, etc.
Ahora sólo queda comprometerse y ponerlo en práctica acometiendo las acciones necesarias, trabajar duro y hacer seguimiento de todos los planes y actividades para asegurar el cumplimiento de objetivos. Después de todo, no es más que lo que propone 6Sigma con su metodología DMAIC: Definir, Medir, Analizar, Mejorar (Improve) y Controlar.
Por tanto y como conclusión, Cruz Roja no por estar integrada mayoritariamente de voluntarios, gente joven y con objetivos no lucrativos, debe ser una organización laxa en sus planteamientos y procederes, sino todo lo contrario, debe ser muy exigente con todo lo que hace y cómo lo hace. No debemos olvidar que nos debemos a los colectivos vulnerables a los que defendemos según nuestros Principios Fundamentales: Humanidad, Imparcialidad, Neutralidad, Independencia, Carácter voluntario, Unidad y Universalidad.
Fue un placer trabajar tanto y tan duro este fin de semana, con unos objetivos tan altos, bien cumplidos y con gente tan involucrada y comprometida, no implicada, como en el chiste de la gallina (implicada por aportar un huevo) y el cerdo (involucrado por convertirse en tocino).
Marcos Eguillor 